Board positions

Dear All,

Below please find a description of the board positions of the ADH-SA. [To be updated.]

UPDATE:

Dear All,

Please find below the main description for each board ("Committee" or Comité in French) position. We also adopted more general provisions, to be posted later- but here is the most pertinent information for persons considering running.

On a besoin de la représentation géographique !! C'est important pour notre programme.

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BOARD POSITIONS- ADH-SA
Comité - AE-ADH

[UNOFFICIAL TEXT]

Article A : Président

Le Président doit être élu parmi les étudiants du programme de l'année académique en cours.

Le Président représente devant les différents corps de l'Académie les intérêts de toute personne pouvant acquérir la qualité de membre simple.
Il préside le Comité qu'il est tenu de réunir au moins une fois par mois.
Il coordonne les activités du Comité dans les réalisations des objectifs et politiques de l'Association.
Il préside l'Assemblée Générale et veille à faire exécuter ses décisions.
Il peut assister aux réunions de tous Comités ou Organismes de l'Association et y prendre la parole.

Article A: President

The President must be elected from among the incoming students in the current academic year of the Masters programme.

The President represents the interests of all persons eligible to be regular members of the Association vis-à-vis the different governing bodies of the Academy.
She or he presides over the Committee meetings which he or she must call for at least once a month.
She or he coordinates the activities of the committee to realise the objectives and policies of the Association.
She or he presides over the General Assemblies and ensures the execution of its decisions.
She or he can attend and speak at any meeting of any Committee or Organ of the Association.

Article B : Secrétaire

Le Secrétaire, en tant que responsable administratif du Comité, est chargé des tâches suivantes :
Il est le dépositaire et le gardien des archives, de la correspondance, des livres et de tout autre document appartenant à l'Association et conserve un registre permanent de toutes décisions et résolutions adoptées à toutes les réunions.
Il s'occupe de la logistique des réunions et prépare et fait circuler l'ordre du jour des réunions.
Il assiste à chacune des réunions de l'Assemblée Générale où il agit en tant que Porte-parole afin de communiquer les décisions et activités du Comité. Il rend compte de ces réunions et signe les documents.
Il administre les votes.
Il réalise les rapports de chaque réunion et en informe les Membres de l'Association.

Article B: Secretary

The Secretary, responsible for the administration of the Committee, is responsible for the following tasks:

She or he is responsible for ensuring the institutional memory of the Association, including acting as the depositary and guardian of archives, correspondence, books and all other documents relating to the Association, and will keep a permanent record of all decisions and resolutions adopted at all meetings.
He or she takes care of the logistics of meetings and prepares and circulates the agenda for meetings.
She or he attends each meeting of the Assembly General where she or he acts as the spokes person to communicate the decisions and activities of the committee. She or he takes minutes at meetings and signes documents.
She or he administers voting.
She or he takes minutes at each meetings and makes them available to Members of the Association.

Article C : Trésorier

Tout engagement financier nécessite la double signature du Président et du Trésorier.

Le Trésorier est chargé des tâches suivantes :
Il collecte et manage les fonds.
Il établit les budgets en cas de besoin.
Il s'occupe de toute opération bancaire ou financière.
Il collecte et conserve les reçus de toute opération financière.
Il prépare des rapports financiers mensuellement afin de les présenter lors des réunions du Comité et présente un état des comptes global à l'occasion de chaque Assemblée Annuelle.

Article C: Treasurer

All financial engagements require the double signature of the President and of the Treasurer.

The Treasurer is responsible for the following tasks:
She or he collects and manages funds.
She or he creates budgets as needed.
She or he takes care of all banking or financial operations.
She or he collects and maintains receitps of all financial operations.
She or he prepares monthly financial reports and presents them at Committee meetings, and presents an overall accounting of the Association's finances at each annual General Assembly.

Article D : Responsable des Affaires Externes et Académiques

Le Responsable des Affaires Externes et Académiques est chargé des tâches suivantes :
Il facilite l'organisation d'activités académiques et de conférences.
Il collabore avec l'administration de l'Académie afin de développer les opportunités professionnelles.
Il est chargé des relations publiques et de toute communication externe, notamment en ce qui concerne l'établissement et le maintien de relations avec d'autres associations ou institutions, la communication avec les médias et l'émission de communiqués de presse sur la base d'un accord préalable du Comité.
Toute communication externe doit être rapportée sans délai au Comité.

Article D: External and Academic Affairs Officer

The External and Academic Affiars officer is responsible for the following tasks:
She or he facilitiates the organisation of academic activites and of conferences.
She or he collaborates with the administration of the Academy to develop professional opportunities.
She or he is in charge of public relations and of all external communications, including: those concerning the establishment and maintenance of links with other associations or institutions; communication with media; and, the issuance of press releases with the consent of the Committee.

Article E : Responsable de la Vie Etudiante

Le Responsable de la Vie Etudiante doit être élu parmi les étudiants du programme de l'année académique en cours. Il est fortement recommandé que cette personne soit bilingue.

Le Responsable de la Vie Etudiante est chargé des tâches suivantes :
Il représente les intérêts des étudiants face aux divers corps de l'Académie. A cette fin, il se concerte avec les délégués des groupes anglophone et francophone élus dans leurs classes respectives.
Il établit et maintient la communication entre étudiantes et avec les différents organes de l'Académie.
Il apporte son assistance et support à la vie étudiante et coordonne les activités sociales et culturelles.

Article E: Student Affairs Officer

The Student Affairs officer must be elected from among the Masters students of the current academic year. It is strongly recommended that this person be bilingual.

The Student Officer is responsible for the following tasks:
She or he represents the interests of the students vis-a-vis the different governing bodies of the Academy. To this aim, she or he works with class representatives elected from the angolphone and francophone groups, respectively.
She or he establishes nad maintains communication among students and with the different organs of the Academy.
She or he provides assistance and support for student life and coordinates social and cultural activities.