Class Representatives

Dear All,

All persons eligible to be members of the ADHSA* will, in the near future, be electing a maximum of four Class Representatives from this year's and last year's classes. These are separate from the Association Board positions.

There will be one from the anglophone side, and one from the francophone side, both from this year's class ('08-'09), and, from last year's class ('-07-'08)(if anyone's interested). This adds up to a total of four representatives to cover the two years. (Although they are not ADHSA Board positions, these Class Representative positions are envisaged in article 20 (3) (a) of the newly-adopted ADHSA Statutes.)

This post is to let people know about the possibility, so that you can think about running or nominating someone, if you are interested.

The Class Representative positions:

• These are not Board positions on the Association's "Comité" (or "Board", in English).
• You don't even need to be a member of the Association to hold a Class Representative position.
• Rather, the Class Representatives will be representing the views, interests, concerns, complaints, ideas, etc., of his or her class section, to the ADHSA Student Affairs Officer** (and maybe even to each other).
• For his or her part, the ADHSA Student Affairs Officer has the responsibility to consult with the Class Representatives, when the ADHSA Student Affairs Officer is acting in his or her representative function vis-à-vis the governing bodies of the Academy.
• It is suggested that the Class Representatives do not necessarily have to reside in Geneva, at least not those from the previous year's class (in this case '07-'08).
  
• Elections: It is suggested that the date and method of the elections will be determined by our new ADHSA Board. (Although, it seems possible that the student body of persons eligible to be members of the ADHSA could organize itself, express its democratic will, and elect the Class Representatives of its own volition, first. But the student body may, on the other hand, wish to make use of the election services of the ADHSA Board. Let us see which occurs first.)
  
• Term of office/reelection (question to think about):
  
• For the current Class Representative elections: Are one- or two-year terms of office preferred? If a one-year term is the preference for the current year, should reelection be possible? (This is not relevant for '07-'08, who can only belong to the Association or be a Class Representative until the next academic year begins, but it is/will be relevant for '08'-09 and for future years.)
  
• As to setting a precedent for future years: These positions purposely were not covered in the Statutes. Ultimate control of the Class Representatives is up to the general student body of persons eligible to be members of the ADHSA, and not up to the Association. But the Association can facilitate the Class Representatives' election.
  
• Option (1): We could establish recommended procedures for election, replacement, removal of the Class Representatives (to give guidance in case of future problems) and eventually add it as an annex to the ADHSA Statutes, indicating also how to change that.
• Option (2): We could leave it to 'State practice'.
  
• Other options and comments are welcomed.

Please feel free to comment, to declare your intention to run, to nominate someone in your class, or to accept or to decline a nomination, in the comments to this post.

A happy and peaceful 2009 to all.









___________________________
* Per the new ADHSA Statutes, persons eligible to be members of the Association are those students from the current or last year's class- thus, from '07-'08 and from '08-'09. It was done this way with a 2-year maximum membership period starting from the first day of the student's courses (1) to accommodate a request to keep the students' association separate from the alumni network that the Academy is working on, and (2) to create links for current students between themselves, and the class before and after them. However, it was envisaged that the ADHSA would work on things together with the alumni network in future.
** The ADHSA Student Affairs Officer represents (along with the ADHSA President), vis-à-vis the governing bodies of the Academy, the interests of all students eligible to be members of the Association. The representative function of the President and the Student Affairs Officer is the reason why everyone eligible to be a member can vote for the President or Student Affairs Officer, without being a member of the Association.

Statutes Final Edit- Update

Dear All,

The Statutes are just about done with their final edit in French. We are having a small debate over whether the French version should indicate 'le ou la' for each person mentioned or whether a general disclaimer statement indicating that the masculine stands for both would be preferable. It looks as if the consensus decision is leaning towards having the disclaimer and masculine for the French version but having 'her or him' in the English version. Expert advice is being sought since we would like to reflect standard or best practice in our Statutes (especially considering the subject matter of our studies), but we will go with the consensus opinion of course! The final version should be available fairly soon.

Step 2 of Elections Postponed

Dear All,

The second part of the elections has been postponed. ADHSA members wishing to run can still post candidate statements here on the blog in the meantime. More info will be forthcoming.

Elections for Secretary, Treasurer and External and Academic Affairs Officer [UPDATED]

Dear All,

We are almost done with getting the new board in place. Here's the information on the second part of our elections:

• Please declare your wish to run by Thursday, 18 December 2008, at midnight.
• Email voting will take place from Friday until Monday at noon. Exceptionally for this election, the voting will be done only by email voting. The confidentiality of your vote will be respected.
  
• Votes will be tallied Monday at noon at the computers in the Uni-Mail library.
• N.B.: Board members must reside in or near Geneva. The last three three positions are open to '07-'08 class members.
• Eligibility to run and to vote in this election is limited to those members* of the ADHSA who inscribed before last Monday at midnight.
  
• Candidate statements can be posted on the blog under the position names.

*If you were on the establishing Committee but do not wish to be a member of the ADHSA, please email EW.

UPDATE:
This part of the elections has been postponed- the deadline for running has been extended (TBD) and votes will not be tallied Monday 22 Dec 2008.

Election results - Congratulations Audrey and Gerardo!

Dear All,

Fifty persons have voted: your new ADHSA President is AUDREY, and the Student Affairs Officer is GERARDO.

Congratulations to both!

An employee of the Uni-Mail library, whose name and phone number have been suppressed here for reasons of privacy, was the control for the public tallying of the elections, which was done by EW. If you have questions about this, please email the Association's email address.

What we did was this:

1. I printed the lists of all the class members for the 07-08 year and the 08-09 year.
2. I went through all of the email votes, and crossed off the voter's name from the voter list, then tallied that person's votes on a slip of paper. I actually did this sitting at the librarian's desk, on the librarian's computer, with X right there which was actually even more public than I was thinking.
3. Then I opened the sealed envelope that contained (a) the votes done on paper in person at the meeting, and (b) the list of persons who voted in person.
4. X read off all the names from the in-person voting list, and I crossed them off the voter lists. We made sure no one had voted twice (as in, no one voted both by email, and by paper in-person vote).
5. Then we tallied the votes from the paper in-person votes onto the slip of paper with the vote tally.
6. Then we counted the votes together and verified that the winners were Audrey and Gerardo.

I hope this process is satisfactory so that everyone can trust the results.

Congratulations!!

Update on membership for '07'-08 class

Dear All,

After hearing from two persons regarding memberships for the '07'-'08 class, a new solution is being proposed so that this class will be able to vote on the remaining three board positions, if they wish.

1. Email EW to indicate that you want to join, before 15 December 2008 at midnight.
2. Arrange for payment of your 5 CHF with the new board once it is elected.

Thanks to those persons who gave input regarding membership and voting for the '07-'08 class. This was very helpful.

Election Update 11 December 2008

Dear All,

The election process is in full swing.

Voting in person:
We had a good number of people turn up to vote tonight at the meeting. Each person who voted this evening wrote his or her name on a list. Two persons who are not running for office supervised the voting to make sure no one voted twice, publicly counted (but did not tally) the votes, and made sure there were no problems with the votes. These votes were sealed in an envelope and signed across the back (also done publicly).

Voting by email:
A number of votes have also already been sent by email to the ADH Etudiants email address, but, the more the merrier, so please, send your email vote from your ADH email account. This can be done up until midnight on Tuesday, 16 December 2008.

Tallying of in-person and of email votes:
At 12:00 pm on Wednesday, 17 December 2008, two persons who are not running for office will publicly tally the votes that were cast in person at the meeting tonight, along with the votes that will have been sent by email. This will take place at the computers in the Uni-Mail library, on the first floor. All in-person and email votes will be tallied, and each voter's name will be crossed off the voter list for President and Student Affairs Officer. This will ensure that no one voted twice (in person and by email). Election observers are welcome to come and witness the tallying. Results will be announced at that time.

Reminder- Concerning Step 2 of the Elections:
To vote for the remaining three board positions, you must inscribe in the Association before Monday, 15 December 2008 at midnight. Please make arrangements to inscribe before this time if you wish to vote in the upcoming second part of the election. The voter list will be closed at that time.

Good luck to all of the candidates!

Statutes Adopted! UPDATE- unofficial text posted

Dear All,

We are pleased to announce that tonight, the full Statutes of the Association were adopted! We had ten "founding members" there who stayed after the voting for President and Student Affairs Officer. The founding members will sign the official copy of the Statutes. One person kept minutes... ... and with these two documents we are told by a reliable source that we can open a bank account for the Association.

We had very good turn-out and participation tonight, so thanks to all who attended and who stayed- you had really great suggestions, and everyone helped to keep things moving. This was really helpful.

We have one last clean-up of the Statutes to do for capitalization, 'la ou le', etc., but they will be posted as soon as possible.

This blog will be used to post the election results and the final Statutes and then it will be taken down.

Congratulations to all for your hard work and participation!

UPDATE:
In the interest of the upcoming election and in making available the work that has been done so far, below is the unofficial version of what was adopted on the 11th. We will post the 'cleaned up' version (spelling, punctuation, capitalization, last article translated into French) as soon as possible. The formatting isn't showing up below, but the Statutes look much nicer, in reality.

***

[UNOFFICIAL TEXT]

l'Association des Etudiants de l'Academie de droit international humanitaire et des droits humains de Genève (AEADH)

Statuts

Adoptés par Assemblée Générale tenue à Genève le 11 decembre 2008.
Amendés par les Assemblées Générales tenues à Genève le X date, le X date etc.

***

Partie I – Généralités

Article 1 – Dénomination
Conformément aux articles 60 et suivants du Code Civil Suisse, il est crée une association sous la dénomination « Association des Etudiants de l'Académie de Droit International Humanitaire et de Droits Humains » ("l'Association").

Article 2 – Objet
(1) Cette association à but non lucratif a pour objet :
(a) D'accueillir les nouveaux étudiants de l'Académie de Droit International Humanitaire et de Droits Humains ("l'Academie") et les groupes en association afin de promouvoir la défense de leurs intérêts,
(b) De promouvoir, protéger et développer, par tous les moyens mis à sa disposition, les avantages intellectuels, professionnels, culturels et sociaux de ses membres,
(c) D'organiser et de mener à bien des actions en lien avec le Droit International Humanitaire et les Droits Humains,
(d) De promouvoir et faciliter les relations entre ses membres et tout groupe ou entité pédagogique, universitaire ou professionnel au niveau municipal, cantonal, national ou international.
(2) L'association est neutre, elle n'a aucun caractère religieux ou politique.
(3) Les membres de l'association sont bénévoles.

Article 3 – Egalité, nondiscrimination, et accès égal à toute connaissance et information
(1) L’association et ses Membres respectent le droit à l’égalité et le principe de non-discrimination.
(a) A cette fin, l’Association s’assure que toutes ses activités encouragent un esprit d’intégration et de respect pour la diversité et qu’elle contribue à créer un environnement académique propice à l’échange de connaissance et à la promotion du dialogue interculturel.
(b) L’association et ses membres sont tenus de ne pas établir de discrimination pour des raisons tenant au sexe, à la race, à la religion, à l’appartenance ethnique, à la nationalité, à l’orientation sexuelle, à la santé, au handicap ou autre.
(2) L’Association s’assurera que tous ses Membres ont un accès égal à toute connaissance et information qui pourrait affecter leur performance au sein du programme de l’Académie.

Article 4 – Siège social
(1) Le siège social est fixé à Genève.
(2) Il pourra être transféré par simple décision du Comité.

Article 5 – Durée
La durée de l'association est illimitée.

Article 6 – Langues officielles
(1) Les langues officielles de l’Association sont le français et l’anglais.
(2) En cas de conflit, le texte français des Statuts fera foi.

Article 7 – Composition et cotisations
L'association se compose de personnes physiques ou morales :
(1) Membre simple
(a) Une personne est membre simple de l'association tout étudiant régulièrement inscrit à l'Académie de Droit International Humanitaire et de Droits Humains ayant de droit payé une cotisation unique de 5 CHF.
(b) La qualité de membre ne pourra excéder deux années académiques. Cette periode de deux ans commence avec le debut des cours des nouveaux etudiants du programme du MAS.
(2) Membre d'honneur
(a) Une personne est appelée membre d'honneur toute personne physique ou morale nommée par l'Assemblée Générale, sur proposition du Comité.
(b) Un membre d'honneur est dispensé de toute cotisation.
(c) Son adhésion est reconduite tacitement chaque année, sous réserve d'une décision contraire de l'Assemblée Générale ou d'une dénonciation expresse de ce membre.

Article 8 – Perte de la qualité de membre
(1) La qualité de membre est perdue dans les situations suivantes :
a) décès du membre ;
b) renonciation ;
c) exclusion par une décision aux deux tiers de l’Assemblée générale.
(2) Dans tous les cas, la ou les cotisations déjà payées restent acquises à l’Association.
(3) Le décès, la renonciation ou l’exclusion d’un ou de plusieurs membres ne mettent pas fin à l’Association.

Article 9 – Responsabilité des membres
(1) Aucun membre de l’Association n’est personnellement responsable des engagements contractés par elle.
(2) Seul le patrimoine de l’Association répond de ses engagements.

Article 10 – Ressources
(1) Les ressources de l’Association se composent de ses fonds et des biens dont elle est propriétaire.
(2) Il sera tenu au minimum une comptabilité en recettes et dépenses de toutes les opérations financières.
(3) En cas de subventions publiques et/ou semi-publiques, l’Association produira un compte justifiant de l’emploi des sommes ainsi perçues.

Partie II: Organes de l'Association

Section I – le Comité

Article 11 – Composition
(1) Le Comité se compose d'un Président, d'un Secrétaire, d'un Trésorier, d'un Responsable des Affaires Externes et Académiques et d'un Responsable de la Vie Etudiante qui seront élus parmi les Membres de l'Association lors de l'Assemblée Générale Annuelle.
(2) Leur mandat dure jusqu'à la prochaine Assemblée Générale Annuelle.
(3) En cas d'absence ou d'incapacité prolongée du Président, il sera remplacé par un Membre du Comité désigné par les autres membres du Comité.

Article 12 – Pouvoirs
Le Comité a le pouvoir de prendre les décisions et d'entreprendre les activités nécessaires à la réalisation des objectifs de l'association.

Article 13 – Fonctions
Ses fonctions principales consistent à :
(1) convoquer les Assemblées Générales et établir leur ordre du jour,
(2) exécuter les décisions prises par les Assemblées Générales,
(3) maintenir une communication active avec ses Membres et représenter leurs intérêts,
(4) assurer une bonne gestion des ressources et garantir la transparence de toutes les activités de l'association, et
(5) assurer la transition effective entre l'ancien et le nouveau Comité.

Article 14 – Election des Membres du Comité
(1) Tous les Membres du Comité sont élus lors de l'Assemblée Générale Annuelle.
(2) Tous les Membres du Comité sont tenus de résider dans Genève ou ses environs. Tout Membre du Comité doit être remplacé s'il se trouve empêché de remplir la condition précédemment mentionnée."
(3) Le Président et le Responsable de la Vie Etudiante sont élus à la majorité des votes de toutes les personnes pouvant bénéficier de la qualité de membre telle que définie à l'article 7 (1). Afin d'éviter tout conflit d'intérêt dans leurs fonctions représentatives, ni le Président ni le Responsable de la Vie Etudiante ne pourront être employés (salarié ou non) de l'Académie ou d'un de ses partenaires siégeant au Conseil de l'Académie. Dans le cas ou cette personne accepte une telle fonction, il ou elle devra être remplacé immédiatement.
(4) Le Secrétaire, le Trésorier et le Responsable des Affaires Externes et Académiques sont élus à la majorité des votes des Membres de l'Association.
(5) Les élections des membres du Comité se déroulent en deux temps :
(a) Sont d'abord élus le Président et le Responsable de la Vie Etudiante.
(b) Les élections du Secrétaire, du Trésorier et du Responsable des Affaires Externes et Académiques se déroulent une fois ces deux premières positions attribuées afin qu'un maximum de personnes interessées et motivées puissent se présenter pour ces trois postes.

Article 15 – Fin des mandats
(1) A sa demande, tout Membre du Comité peut être définitivement remplacé lors d'une Assemblée Spéciale, selon la même procédure que celle par laquelle il a été élu.
(2) Tout Membre du Comité peut être contraint de mettre terme à sa fonction par un vote à l'unanimité des autres Membres du Comité.

Article 16 – Président
(1) Le Président doit être élu parmi les étudiants du programme de l’année académique en cours.
(2) Le Président est chargé des tâches suivantes
(a) Le Président représente devant les différents corps de l’Académie les intérêts de toute personne pouvant acquérir la qualité de membre simple.
(b) Il préside le Comité qu’il est tenu de réunir au moins une fois par mois.
(c) Il coordonne les activités du Comité dans les réalisations des objectifs et politiques de l’Association.
(d) l préside l’Assemblée Générale et veille à faire exécuter ses décisions.
(e) Il peut assister aux réunions de tous Comités ou Organismes de l’Association et y prendre la parole.

Article 17 – Secrétaire
(1) Le Secrétaire, en tant que responsable administratif du Comité, est chargé des tâches suivantes :
(a) Il est le dépositaire et le gardien des archives, de la correspondance, des livres et de tout autre document appartenant à l’Association et conserve un registre permanent de toutes décisions et résolutions adoptées à toutes les réunions.
(b) Il s’occupe de la logistique des réunions et prépare et fait circuler l’ordre du jour des réunions.
(c) Il assiste à chacune des réunions de l’Assemblée Générale où il agit en tant que Porte-parole afin de communiquer les décisions et activités du Comité. Il rend compte de ces réunions et signe les documents.
(d) Il administre les votes.
(e) Il rédige les compte-rendus de chaque réunion et en informe les Membres de l’Association.
(f) Il organise et enregistre les adhésions tout au long de l’année.

Article 18 –Trésorier
(1) Tout engagement financier nécessite la double signature du Président et du Trésorier.
(2) Le Trésorier est chargé des tâches suivantes :
(a) Il collecte et manage les fonds.
(b) Il établit les budgets en cas de besoin.
(c) Il s’occupe de toute opération bancaire ou financière.
(d) Il collecte et conserve les reçus de toute opération financière.
(e) Il prépare des rapports financiers mensuellement afin de les présenter lors des réunions du Comité et présente un état des comptes global à l’occasion de chaque Assemblée Annuelle.

Article 19 – Responsable des Affaires Externes et Académiques
(1) Le Responsable des Affaires Externes et Académiques est chargé des tâches suivantes :
(a) Il facilite l’organisation d’activités académiques et de conférences.
(b) Il collabore avec l’administration de l’Académie afin de développer les opportunités professionnelles.
(c) Il est chargé des relations publiques et de toute communication externe, notamment en ce qui concerne l’établissement et le maintien de relations avec d’autres associations ou institutions, la communication avec les médias et l’émission de communiqués de presse sur la base d’un accord préalable du Comité.
(2) Toute communication externe doit être rapportée sans délai au Comité.

Article 20 – Responsable de la Vie Etudiante
(1) Le Responsable de la Vie Etudiante doit être élu parmi les étudiants du programme de l’année académique en cours.
(2) Il est fortement recommandé que cette personne soit bilingue.
(3) Le Responsable de la Vie Etudiante est chargé des tâches suivantes :
(a) Il représente les intérêts des étudiants face aux divers corps de l’Académie. A cette fin, il se concerte avec les délégués des groupes anglophone et francophone élus dans leurs classes respectives.
(b) Il établit et maintient la communication entre étudiants et avec les différents organes de l’Académie.
(c) Il apporte son assistance et support à la vie étudiante et coordonne les activités sociales et culturelles.

SECTION II - Assemblée Générale

Article 21 – Définition et composition
(1) L’Assemblée Générale est l’organe principal de l’Association.
(2) Elle est composée de l’ensemble des membres de l’Association.

Article 22 – Pouvoirs
(1) Dans la limite des pouvoirs qui lui sont confiés par les présents statuts, l’Assemblée oblige par ses décisions tous les membres, y compris les absents.
(2) L’Assemblée Générale se prononce sur l’admission et l’exclusion des membres et nomme le Comité.
(3) Elle contrôle l’activité des autres organes et a le pouvoir de modifier ou annuler toute décisions prise par un de ces organes.
(4) L’Assemblée Générale est compétente pour accomplir toutes les tâches qui lui sont attribuées par ces statuts.
(5) Elle peut trancher sur toute question qui lui est soumise.

Article 23 – Fonctions
L’Assemblée Générale sert de forum dans lequel les étudiants de l’ADH échangent, cooperent, organisent des activités et prennent des décisions collectives afin promouvoir l’objet et les buts de l’Association et de veiller aux intérêts des étudiants de l’ADH.

Article 24 – Procédure générale de convocation de l’Assemblée Générale Annuelle et Régulière
(1) Les Membres sont convoqués au moins sept jours avant la date fixée pour toute séance.
(2) L’ordre du jour de la séance est joint à la convocation.
(3) Les questions soumises au vote seront communiquées aux Membres de l'association au plus tard quatre jours avant l'Assemblée Générale.

Article 25 – Assemblée Générale Annuelle
(1) Tenue
(a) Une Assemblée Générale est tenue une fois par an afin, notamment, d’élire les membres du Comité et présenter un état des comptes de l’Association.
(b) L’impossibilité de tenir cette Assemblée est sans préjudice de l’existence de l’Association.
(2) Convocation
(a) L’Assemblée générale est convoquée par le Comité.
(b) Si le Comité n’est pas établi, l’Assemblée Générale annuelle est convoquée par un membre de l’Association.
(c) Dans le cas où l’Association n’a plus de Membres, l’Assemblée peut être convoquée à l’initiative d’un étudiant de l’Académie de droit international humanitaire, seulement après que l'étudiant ait notifié toutes les personnes pouvant bénéficier de la qualité de Membre telle que définie à l'article 7 (1). Dans ce cas, les inscriptions et les élections des Membres du Comité seront faites à cette Assemblée Générale Annuelle.

Article 26 –Assemblée Générale Régulière
(1) Tenue
Une Assemblée Générale Régulière peut être convoquée dans le but de gérer le fonctionnement général de l’Association.
(2) Convocation
(a) Elle est convoquée par le Comité au moins une fois par semestre mais peut être convoquée à tout moment.
(b) Elle est aussi convoquée lorsqu’un cinquième (1/5) des Membres de l’Association en fait la demande au Comité. Dans ce cas, le Comité doit organiser l'Assemblée Générale Régulière sans délai.

Article 27 – Droit de vote
Tous les Membres ont un droit de vote égal devant l'Assemblée Générale.

Article 28 – Votation
(1) Vote en personne - Les Membres de l'Association peuvent voter à l'Assemblée Générale sur les questions soumises au vote. Le vote en personne est encouragé.
(2) Vote par procuration - Il est possible de se faire représenter à l'Assemblée générale par un membre de son choix, muni d'un pouvoir écrit. Un mandataire ne peut détenir qu'un pouvoir en sus du sien.
(3) Vote par email - Lorsque la question s'y prête et sur décision du Comité, il est possible de voter par email selon un processus établi par le Comité. En raison de la particularité de la qualité de Membre de l'Association, les votes par procuration et par email sont possibles. Exceptionnellement, pour les actions et les décisions nécessitant un débat en personne à l'Assemblée Générale, la méthode de votation peut être restreinte au vote en personne, de façon à ce que tous les Membres puissent bénéficier des efforts collectifs et des discussions des Membres présents a l'Assemblée Générale.

Article 29 – Validité des décisions de l'Assemblée Générale
(1) L’Assemblée Générale prend ses décisions à la majorité simple des Membres présents, votant par email ou représentés par procuration.
(2) Les décisions de l'Assemblée Générale sont valables si elles sont votées par la majorité des Membres présents, votant par email ou représentés, et si un quorum de 10% des Membres qui sont présents ou ont voté par procuration ou email. Dans tous les cas, les décisions sont prises par un nombre de Membres supérieur au nombre de Membres du Comité.
(3) Une feuille de présence sera émargée et certifiée par le Secrétaire pour vérifier la validité des décisions de l'Assemblée Générale.

Section III – Challenging Decisions of Any Association Organ

Article 30 – Right to challenge decisions of any Association Organ
(1) Members of the Association
(a) Decisions of any Association Organ may be challenged by five or more Members by petition to the General Assembly.
(b) If the General Assembly so decides, the decision shall be overturned.
(2) Persons eligible to be Members of the Association as defined in Article 7 (1):
(a) Any decision of any Association organ may be challenged by five or more persons eligible to be members as defined in Article 7 (1).
(b) Current students may complain to their English or French class representative, who must then call the attention of the Student Affairs officer to the matter; or, they may complain directly to the Student Affairs Officer or to any other Committee member.
(c) Students no longer following lectures may complain directly to the Student Affairs Officer or to any other Committee member.
(d) The Student Affairs Officer or the other Committee member receiving any such complaint as described in Article 30 (2) (b) or (c) must call attention to the matter and request a decision on the challenge at the next General Assembly.
(e) If the General Assembly so decides, the challenged decision shall be overturned.


Partie III – Modification des Statuts, Dissolution

Article 31 – Modification des statuts
Les statuts ne peuvent être modifiés ou amendés que par le vote des deux tiers des membres présents à une Assemblée Générale Régulière convoquée à cette fin.

Article 32 – Dissolution
L'Association ne peut être dissoute que par le vote des trois quarts des membres simples présents à une Assemblée Générale Régulière convoquée à cette fin.



GENEVE, 11 DECEMBRE 2008

Consultation question no. 7 - '07-'08 Membership

Dear All,

The question has been raised concerning membership for 07-08 students- namely, how to solve the difficulty of inscriptions for persons no longer in Geneva. Please feel free to post comments, concerns, suggestions, etc., in the comments.

Voting has begun for President and SAO!

Dear All,

It is with pleasure that we announce that voting has begun for the positions of President and Student Affairs Officer. For eligible persons, voting is possible (1) in person at Uni-Mail Room 2170 tonight, 11 Dec 2008, at 6:30 pm, or, (2) over email with email voting to close Tuesday 16 Dec at midnight. Results will be announced the next day, after email voting closes. Results will be tallied by more than one person, neither of whom shall be candidates.

Regardless of who is elected, it is hoped that all of the candidates will continue to give their much-needed great contributions and ideas to the Association. We sincerely believe that if all of the current candidates do so, there can be no doubt that the Association will do great things for the students and for the Academy.

Good luck to all!

Additional provisions and articles

Article [___] : Généralités
Les langues officielles de l’Association sont le français et l’anglais. En cas de conflit, le texte français des Statuts fera foi.

Article [___] : Equality, nondiscrimination, and access to information
L’association et ses Membres respectent le droit à l’égalité et le principe de non-discrimination. A cette fin, l’Association s’assure que toutes ses activités encouragent un esprit d’intégration et de respect pour la diversité et qu’elle contribue à créer un environnement académique propice à l’échange de connaissance et à la promotion du dialogue interculturel. L’association et ses membres sont tenus de ne pas établir de discrimination pour des raisons tenant au genre, à la race, à la religion, à l’appartenance ethnique, à la nationalité, à l’orientation sexuelle, à la santé, au handicap ou autre.
L’Association s’assurera que tous ses Membres ont un accès égal à toute connaissance et information qui pourrait affecter leur performance au sein du programme de l’Académie.

Article [___]: Right to challenge decisions any Association organ
(1) Challenge by members of the Association:
Decisions of any Association organ may be challenged by five or more members by petition to the General Assembly. If the General Assembly so decides, the decision shall be overturned.
(2) Challenge by persons eligible to be members of the Association as defined in Article 5:
Any decision of any Association organ may be challenged by five or more persons eligible to be members, as follows:
(i) Current students may complain to their English or French class representative, who must then call the attention of the Student Affairs officer to the matter; or, they may complain directly to the Student Affairs Officer or to any other Committee member.
(ii) Students no longer following lectures may complain directly to the Student Affairs Officer or to any other Committee member.
The Student Affairs Officer or the other Committee member receiving any such complaint must call attention to the matter and request a decision on the challenge at the next General Assembly. If the General Assembly so decides, the challenged decision shall be overturned.

Treasurer

Dear All,

Please feel free to post your candidate's statement in the comments, if you would like to run for Treasurer.

Secretary

Dear All,

Please feel free to post your candidate's statement in the comments, if you would like to run for Secretary.

External and Academic Affairs Officer

Dear All,

Please feel free to post your candidate's statement in the comments, if you would like to run for External and Academic Affairs Officer.

Student Affairs Officer

Dear All,

Please feel free to post your candidate's statement in the comments, if you would like to run for Student Affairs Officer.

President

Dear All,

Feel free to post your candidate's statements in the comments, if you would like to run for President of the ADH-SA.

Board positions

Dear All,

Below please find a description of the board positions of the ADH-SA. [To be updated.]

UPDATE:

Dear All,

Please find below the main description for each board ("Committee" or Comité in French) position. We also adopted more general provisions, to be posted later- but here is the most pertinent information for persons considering running.

On a besoin de la représentation géographique !! C'est important pour notre programme.

***

BOARD POSITIONS- ADH-SA
Comité - AE-ADH

[UNOFFICIAL TEXT]

Article A : Président

Le Président doit être élu parmi les étudiants du programme de l'année académique en cours.

Le Président représente devant les différents corps de l'Académie les intérêts de toute personne pouvant acquérir la qualité de membre simple.
Il préside le Comité qu'il est tenu de réunir au moins une fois par mois.
Il coordonne les activités du Comité dans les réalisations des objectifs et politiques de l'Association.
Il préside l'Assemblée Générale et veille à faire exécuter ses décisions.
Il peut assister aux réunions de tous Comités ou Organismes de l'Association et y prendre la parole.

Article A: President

The President must be elected from among the incoming students in the current academic year of the Masters programme.

The President represents the interests of all persons eligible to be regular members of the Association vis-à-vis the different governing bodies of the Academy.
She or he presides over the Committee meetings which he or she must call for at least once a month.
She or he coordinates the activities of the committee to realise the objectives and policies of the Association.
She or he presides over the General Assemblies and ensures the execution of its decisions.
She or he can attend and speak at any meeting of any Committee or Organ of the Association.

Article B : Secrétaire

Le Secrétaire, en tant que responsable administratif du Comité, est chargé des tâches suivantes :
Il est le dépositaire et le gardien des archives, de la correspondance, des livres et de tout autre document appartenant à l'Association et conserve un registre permanent de toutes décisions et résolutions adoptées à toutes les réunions.
Il s'occupe de la logistique des réunions et prépare et fait circuler l'ordre du jour des réunions.
Il assiste à chacune des réunions de l'Assemblée Générale où il agit en tant que Porte-parole afin de communiquer les décisions et activités du Comité. Il rend compte de ces réunions et signe les documents.
Il administre les votes.
Il réalise les rapports de chaque réunion et en informe les Membres de l'Association.

Article B: Secretary

The Secretary, responsible for the administration of the Committee, is responsible for the following tasks:

She or he is responsible for ensuring the institutional memory of the Association, including acting as the depositary and guardian of archives, correspondence, books and all other documents relating to the Association, and will keep a permanent record of all decisions and resolutions adopted at all meetings.
He or she takes care of the logistics of meetings and prepares and circulates the agenda for meetings.
She or he attends each meeting of the Assembly General where she or he acts as the spokes person to communicate the decisions and activities of the committee. She or he takes minutes at meetings and signes documents.
She or he administers voting.
She or he takes minutes at each meetings and makes them available to Members of the Association.

Article C : Trésorier

Tout engagement financier nécessite la double signature du Président et du Trésorier.

Le Trésorier est chargé des tâches suivantes :
Il collecte et manage les fonds.
Il établit les budgets en cas de besoin.
Il s'occupe de toute opération bancaire ou financière.
Il collecte et conserve les reçus de toute opération financière.
Il prépare des rapports financiers mensuellement afin de les présenter lors des réunions du Comité et présente un état des comptes global à l'occasion de chaque Assemblée Annuelle.

Article C: Treasurer

All financial engagements require the double signature of the President and of the Treasurer.

The Treasurer is responsible for the following tasks:
She or he collects and manages funds.
She or he creates budgets as needed.
She or he takes care of all banking or financial operations.
She or he collects and maintains receitps of all financial operations.
She or he prepares monthly financial reports and presents them at Committee meetings, and presents an overall accounting of the Association's finances at each annual General Assembly.

Article D : Responsable des Affaires Externes et Académiques

Le Responsable des Affaires Externes et Académiques est chargé des tâches suivantes :
Il facilite l'organisation d'activités académiques et de conférences.
Il collabore avec l'administration de l'Académie afin de développer les opportunités professionnelles.
Il est chargé des relations publiques et de toute communication externe, notamment en ce qui concerne l'établissement et le maintien de relations avec d'autres associations ou institutions, la communication avec les médias et l'émission de communiqués de presse sur la base d'un accord préalable du Comité.
Toute communication externe doit être rapportée sans délai au Comité.

Article D: External and Academic Affairs Officer

The External and Academic Affiars officer is responsible for the following tasks:
She or he facilitiates the organisation of academic activites and of conferences.
She or he collaborates with the administration of the Academy to develop professional opportunities.
She or he is in charge of public relations and of all external communications, including: those concerning the establishment and maintenance of links with other associations or institutions; communication with media; and, the issuance of press releases with the consent of the Committee.

Article E : Responsable de la Vie Etudiante

Le Responsable de la Vie Etudiante doit être élu parmi les étudiants du programme de l'année académique en cours. Il est fortement recommandé que cette personne soit bilingue.

Le Responsable de la Vie Etudiante est chargé des tâches suivantes :
Il représente les intérêts des étudiants face aux divers corps de l'Académie. A cette fin, il se concerte avec les délégués des groupes anglophone et francophone élus dans leurs classes respectives.
Il établit et maintient la communication entre étudiantes et avec les différents organes de l'Académie.
Il apporte son assistance et support à la vie étudiante et coordonne les activités sociales et culturelles.

Article E: Student Affairs Officer

The Student Affairs officer must be elected from among the Masters students of the current academic year. It is strongly recommended that this person be bilingual.

The Student Officer is responsible for the following tasks:
She or he represents the interests of the students vis-a-vis the different governing bodies of the Academy. To this aim, she or he works with class representatives elected from the angolphone and francophone groups, respectively.
She or he establishes nad maintains communication among students and with the different organs of the Academy.
She or he provides assistance and support for student life and coordinates social and cultural activities.

First meeting of the ADH-SA, Thurs, 11 Dec 2008, Uni-Mail Room 2170 at 6:30 pm, and Elections

Dear All,

First meeting:
The ADH-SA will have its first meeting next Wednesday or Thursday, either the 10th or 11th of December (TBD) [SEE UPDATE, BELOW.]. Apparently there is a non-Academy lecture on the 10th. We're waiting to hear back regarding the date- this post will be updated with the information as soon as possible.

UPDATE: The meeting will be Thursday, 11 December at 6:30 pm in Uni-Mail, Room 2170.

Board positions of the ADH-SA:
You will receive a description of the board positions, by email. Please declare your candidacy by replying to all and also, if you wish, by posting your candidate's statement on the indicated place on the ADH-SA blog (http://adhsa.blogspot.com). But at a minimum, please indicate your intention of running by replying to all, when you receive the email describing the board positions- it was the consensus of students at the last establishing committee meeting that this would work best.

Below is a description of the inscription and election process.

Welcome, all- hope to see you at the first meeting!

***

1. Inscriptions

a) Inscriptions will take place at the first meeting next Wednesday or Thursday (TBD). So you may sign up in person there, if you are from the 07-08 class, or from the 08-09 class- it costs 5 CHF to join.

b) Inscriptions will also take place between Thursday, 11 Dec, and Monday, 15 December. You may sign up in person with Audrey, Orsolya, Jelena, Klaus or Gerardo- just give them your name and 5 CHF. To be eligible to vote for all of the board positions, you must inscribe before midnight on Monday, 15 December. The voter list will be closed at that time.

2. Elections

We will have a 2-step election process. First we will elect the President and Student Affairs Officer. Following that election, we will elect the remaining three board positions: the External and Academic Affairs Officer, the Treasurer, and the Secretary.

I. President and Student Affairs Officer:

a. Eligibility for voting:
Any person eligible to be an ADH-SA member (that is, anyone from either the 07-08 year or the 08-09 year) may vote for these officers. This is because these two officers will hold representative functions vis-à-vis the Academy, on behalf of the entire student body of the current year and previous year. They will be elected from among the current year's class (the 08-09 year). You do not need to be a member of the ADH-SA or to pay 5 CHF to vote for these two positions.

b. Method of voting for the President and Student Affairs Officer:
(i) You may come vote in person at the ADH-SA's first meeting on next Wednesday/thursday (TBD), by anonymous ballot. Your name will be crossed off the voter list.
(ii) If we find someone suitable to do this, someone may come to your class with the voter list and a ballot. Your name will be crossed off the voter list.
(iii) You may vote by email, by emailing ADH.Etudiants@gmail.com, from your ADH email account. You will receive a ballot via email in your ADH email account. Just reply to that email (not reply to all- but to prevent any slip-ups, the email that will be sent to your ADH email account with the ballot will be sent from ADH.Etudiants@gmail.com, to itself, with everyone else's names in the BCC). Your name will be crossed off the voter list. These votes will be tallied by more than one person and will be deleted later. Confidentiality will be respected. You may send your email vote any time after you receive the ballot by email, until the closing time indicated on the ballot.

II. The External and Academic Affairs Officer, the Treasurer, and the Secretary.

a. Eligibility for voting:
You must be a member of the ADH Students' Association to vote for these three positions. Thus, you must sign up to be a member first before you can vote for these positions, by midnight on Monday, 15 December. You can sign up as described, above.

b. Method of voting for these positions:
(i) You may vote by email, by emailing from your ADH account, as described above. Because of the proximity to exams and to other looming deadlines, exceptionally, we are probably going to limit this to email voting. We will update you if this changes. Voting will open up for this when you receive the ballot for these three positions, and voting will close at the time indicated on the ballot.

Results will be announced posthaste!

Report on meeting of 3 Dec 2008

Dear All,

Good news- we drafted the remaining articles at the meeting last night! We had a really productive meeting of dedicated drafters! Thanks again to Audrey for translating and taking minutes. We did all the board positions plus a few other articles. It was a really good session in that we had a lot of active input from everyone there and the results are really a group effort.

We got stuck on trying to find a translation for "institutional memory" in French, which apparently doesn't exist. And Article 12 on voting in the General Assembly was posing some difficulties, the challenge being to balance the need to have democratic email voting, on one hand, with the fact that, on the other hand, some things might need to be debated and then voted on in person at the General Assembly (making it difficult to have email voting for each matter) and also a wish to give more weight to the votes of persons actually present. BUT we have come up with draft articles which will be posted here as soon as possible.

More soon!